Giữ kho sạch sẽ, gọn gàng, và quy củ. Các gian hàng và lối đi phải không có vật tràn ra và các mảnh vụn. Không để các thùng hoặc hàng hóa vương vãi tại lối đi khiến mọi người có thể vấp ngã. Đánh dấu tất cả lối đi dành cho người đi bộ, làn đường cho xe cộ, và các đường khác có dấu hiệu đặc biệt dễ nhận biết.

Đảm bảo giữ dây cáp hoặc thiết bị treo trên cao không vướng vào lối đi dành cho người đi bộ hoặc làn đường cho xe tham gia giao thông
Tận dụng không gian trên tường để thêm tủ khóa hoặc móc treo.
Quản lý dây thừng trên sàn bằng băng keo, hoặc bằng các bọc vỏ dây

Hãy chắc chắn rằng tất cả các khu vực có đủ ánh sáng. Ánh sáng sẽ đảm bảo an toàn cho nơi làm việc bằng cách giữ cho nhân viên của bạn tỉnh táo và ý thức được môi trường xung quanh. Hãy chắc chắn rằng bóng đèn cháy được thay thế ngay lập tức và không có khu vực tối trong nhà kho

3. Đào tạo nhân viên về quy tắc chung cho việc giữ an toàn kho. Tất cả nhân viên của kho hàng nên tham gia huấn luyện về các tiêu chuẩn an toàn kho và cần được cấp chứng nhận đào tạo. Nhiều thương tích phát sinh từ việc xử lý vật liệu không đúng cách, vì vậy cần tập trung vào những cách thích hợp để nhặt, lấy và mang vác vật nặng. Bạn cũng nên giới thiệu thêm về an toàn trong sân bốc hàng, bao gồm việc hạn chế chiều cao của pallet xếp chồng lên nhau và giữ cho không gian sân bốc hàng không có vật cản.

Bạn có thể tự đưa ra một chương trình đào tạo phù hợp với công ty của bạn. Làm việc với các bên nhân sự để phát triển tài liệu tập huấn .
Xem xét việc đào tạo trực tuyến, có thể cho phép bạn lưu trữ các tài liệu (video và bản in) để có thể xem lại nhiều lần.

4. Đảm bảo nhân viên sử dụng thiết bị cơ khí được đào tạo bài bản. Một nhân viên vận hành thiết bị kho – xe nâng hàng, máy xúc bánh lăn, xe nâng điện, máy nâng, máy rút ngắn … – phải được huấn luyện đầy đủ về việc sử dụng và chứng nhận nếu cần.

Đảm bảo rằng các nhân viên này được đào tạo để nhận diện nguy hiểm, phản ứng nhanh tuân theo các quy tắc an toàn và đặc biệt chú ý đến khu vực bốc hàng
Nếu cấp chứng nhận để vận hành phương tiện hoặc thiết bị (ví dụ như xe nâng), bạn phải kiểm tra xem nhân viên đã được qua đào tạo hay chưa .

5. Thực thi các quy định an toàn. Các quy tắc an toàn được thiết kế để tránh thương tích,vì chúng có thể làm mất khả năng lao động. Thực thi các quy định an toàn bằng cách đặt các biển hiệu nhắc nhở ở nơi thích hợp và phạt các nhân viên thường xuyên vi phạm các quy tắc về an toàn. Không có ngoại lệ cho bất cứ ai vi phạm các quy tắc.

Giáo dục nhân viên của bạn về các dụng cụ bảo vệ thích hợp như mũ cứng, giày ống có gắn thép, kính an toàn và găng tay nặng.
Đảm bảo rằng xe nâng hoặc các máy móc khác được sử dụng duy nhất ở các làn đường riêng khi di chuyển thiết bị đó quanh nhà kho.

6 Làm kiểm tra an toàn kho chứa hàng thông thường. Đảm bảo mọi thứ đều được cập nhật. Lập kế hoạch kiểm tra và bảo trì phương tiện, máy móc, thiết bị và kho bốc xếp để chúng hoạt động hiệu quả

Báo cáo, thay thế hoặc sửa chữa bất kỳ tính năng an toàn nào hư hỏng hoặc bị mất. Đèn, cảm biến ngược, và tín hiệu cảnh báo nên được kiểm tra trên các phương tiện.
Kiểm tra thiết bị sửa chữa để đảm bảo an toàn trước khi đưa nó vào kho xưởng.
Ngay lập tức báo cáo về các nguy cơ mất an toàn.

Phần 2: Quản lý nhân viên

1. Giao tiếp phù hợp với nhân viên của bạn. Để vận hành kho thành công, bạn cần lắng nghe ý kiến và phản hồi tới nhân viên của mình. Xem xét việc thực hiện chính sách mở cửa cho bất kỳ nhân viên nào có thắc mắc hoặc quan tâm. Bạn cũng có thể cho phép người lao động đưa ra ý kiến hoặc đề xuất ẩn danh qua một hộp nhận xét. Điều này sẽ cho phép bạn giải quyết các khiếu nại của nhân viên trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

2. Phỏng vấn ứng viên đủ tiêu chuẩn. Tìm kiếm những nhân viên tiềm năng có ứng xử chuyên nghiệp và có đủ kỹ năng cho vị trí đó. Một khi bạn có một vài ứng cử viên cho vị trí, hãy đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên hồ sơ của họ và phần phỏng vấn

Bổ nhiệm người giám sát thích hợp trong việc quyết định. Người đó có thể có cái nhìn sâu sắc trong việc chọn đúng người nộp đơn.

3. Đào tạo nhân viên mới. Một khi nhân viên mới được tuyển dụng, bạn cần phải giúp họ làm quen với công việc. Điều này có thể bao gồm việc giám sát việc đào tạo của họ hoặc tham gia hướng dẫn họ. Bạn có thể cho họ xem quanh nhà kho và giới thiệu họ với những người giám sát khác.

Luôn sẵn sàng trong trường hợp người mới có thắc mắc cần giải đáp
Việc đào tạo lại cũng có thể cần thiết vì các quy trình trong tổ chức kho hàng có thể thay đổi. Hãy chắc chắn để lên kế hoạch đào tạo lại mỗi nhân viên nếu thấy cần thiết.
Bạn cũng có thể đào tạo nhân viên làm nhiều vai trò khác nhau để nếu một nhân viên bị bệnh hoặc bị sa thải thì vị trí của họ có thể được thay thế tạm thời

4. Cung cấp phản hồi và đánh giá hiệu suất. Gặp tất cả nhân viên thường xuyên và đánh giá hiệu suất của họ. Đây là cơ hội để phát triển và động viên tinh thần. Nói chuyện với nhân viên về điểm mạnh của họ và thưởng cho người có thành tích xuất sắc. Thảo luận cách mà nhân viên có thể cải thiện, giải quyết bất kỳ điểm yếu hoặc hành vi xấu nào, và lập kế hoạch cải thiện.

Bạn cũng có thể hỏi người giám sát để thu thập hoạt động của nhân viên.
Đảm bảo bạn theo dõi bất kỳ hành động khắc phục nào.

5.Sa thải nhân viên khi cần thiết. Việc để nhân viên thôi việc không bao giờ dễ dàng, nhưng một người quản lý tốt nhận ra rằng làm việc đó là cần thiết. Điều quan trọng là người quản lý cần phải sa thải nhân viên với một thái độ chuyên nghiệp

Xem xét việc sa thải nhân viên nếu họ thường xuyên bỏ qua các quy trình an toàn, thường xuyên đi làm muộn, bỏ việc, say rượu, không hoàn thành nhiệm vụ một cách kịp thời, hoặc làm gián đoạn hoạt động của nhà kho.

6.Cập nhật luật lao động. Các quy định về nơi làm việc và bồi thường thay đổi thường xuyên, vì vậy điều quan trọng là theo dõi những thay đổi và thực hiện chúng càng sớm càng tốt. Hãy chắc chắn để tìm ra những thay đổi trong luật nhà nước mà có thể ảnh hưởng đến kho hàng của bạn hoặc nhân viên. Bạn có thể thực hiện những thay đổi này chặt chẽ hơn bằng cách đăng ký một tạp chí thương mại có liên quan.

Phần 3: Giám sát các hoạt động kho bãi

1. Thiết lập một hệ thống tổ chức phù hợp và hiệu quả. Mục tiêu chính của bạn với vai trò là một người quản lý kho hàng là đảm bảo rằng các sản phẩm đến đúng địa chỉ. Để tiết kiệm thời gian của nhân viên trong việc tìm kiếm sản phẩm, tạo ra một hệ thống tổ chức lôgic có thể dễ dàng diễn giải và sử dụng. Đối với người mới bắt đầu, bạn nên đặt những sản phẩm được di chuyển nhiều nhất ở một khu vực dễ tiếp cận như trung tâm kho. Ngoài ra, nhóm sản phẩm thường được vận chuyển hay được xếp gần nhau gần nhau.

Đảm bảo kho của bạn dễ dàng định vị bằng cách ghi rõ lối đi và nhóm sản phẩm.
Ví dụ, giả sử các kho của bạn chứa các thành phần máy tính. Bạn có mọi thứ từ bộ nhớ và bộ vi xử lý đến các phụ kiện như bàn phím và webcam. Tuy nhiên, thứ cần di chuyển nhiều nhất là dây nguồn thay thế. Trong trường hợp này, bạn nên giữ cổ phần của dây nguồn gần khu vực bốc hàng và dễ dàng trong tầm tay ở ngang eo hoặc vai để có thể di chuyển nhanh và dễ dàng.
Khu vực này nên được dán nhãn rõ ràng là “dây điện” hoặc một cái gì đó tương tự.

2. Lựa chọn sản phẩm hiệu quả hơn. Chọn hoặc thu thập sản phẩm vào các chuyến hàng có thể chiếm một lượng lớn thời gian của người lao động. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cho quá trình chọn của bạn để tăng tốc độ. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên gửi đơn đặt hàng lớn đến một vài khách hàng chính, hãy sắp xếp danh sách để các mục tương tự được nhóm lại với nhau. Đối với các đơn hàng nhỏ hơn cho một số lượng lớn khách hàng, bạn có thể thiết lập nó để các danh sách chọn được nhóm lại, và các sản phẩm thực được phân chia ở giai đoạn sau.

Hãy tưởng tượng rằng kho máy tính của bạn thường xuyên vận chuyển một lượng nhỏ dây điện đến một số lượng lớn các cửa hàng điện tử. Hãy thử tổ chức danh sách chọn của bạn để tổng số dây điện được lấy từ lối đi dây nguồn điện cùng một lúc và sau đó cách ly trước khi vận chuyển. Điều này sẽ tránh việc người nhặt hàng đi qua lại cả ngày.
Một số nhà quản lý chọn thực hiện một hệ thống mã màu trên các danh sách lựa chọn có thể tổ chức các hạng mục theo khu vực nhà kho hoặc theo mức độ ưu tiên của khách hàng, trong đó một số màu cho thấy khách hàng có dung lượng lớn.

3.Thiết lập một hệ thống quản lý hàng tồn kho. Lý tưởng cho bất kỳ chuyển động nào của một mặt hàng phải được ghi với tất cả các thông tin liên quan, bao gồm thời gian, tình trạng sản phẩm, và mã sản phẩm. Một hệ thống quản lý hiệu quả có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng các thẻ RFID (nhận dạng qua tần số vô tuyến) hoặc mã vạch gắn liền với chương trình phần mềm quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên của bạn được huấn luyện kỹ lưỡng về việc sử dụng hệ thống này.

Trong một số trường hợp, hệ thống này sẽ phải tuân thủ chính sách chung của công ty. Hãy chắc chắn để tìm hiểu chính sách này để bạn có thể chính xác thực hiện nó trong hoạt động kho

4. Kiểm tra thường xuyên các khu vực cất giữ. Đi xung quanh và đảm bảo các khu vực lưu trữ được bảo quản gọn gàng và chứa các sản phẩm thích hợp.

Chỉ sử dụng các khu vực được chỉ định để lưu trữ hàng hóa. Làm cho một số nhân viên đã đánh dấu rõ ràng các khu vực này và chỉ lưu trữ các mặt hàng cụ thể theo các dấu hiệu.
Kiểm tra lỗi của pallet và đảm bảo rằng nhân viên biết cách vận chuyển pallet đúng cách để đảm bảo sự ổn định.
Ghi ngày kiểm tra và bất kỳ thiệt hại mà bạn tìm thấy. Bắt đầu quá trình sửa chữa hoặc loại bỏ các mặt hàng nếu cần.

5. Gặp gỡ thường xuyên với các nhân viên chủ chốt. Tổ chức các cuộc họp hàng tháng hoặc hàng tuần với các nhân viên cấp trên quan trọng, bao gồm các nhà quản lý và người giám sát kho, kho và mua hàng của kho.

Thảo luận các ý tưởng mới, các thủ tục cải tiến, thay thế thiết bị, ngân sách, khuyến mãi nhân viên, khuyến nghị và tất cả các chủ đề liên quan đến công việc khác.
Đưa ra các câu hỏi liên quan đến hàng hóa bị hư hỏng hoặc để mua mối quan tâm về nhà cung cấp, giá cả, chất lượng hoặc sự sẵn có của hàng hóa

6. Thực hiện thay đổi khi cần thiết. Để giữ cho nhà kho hoạt động trơn tru, bạn có thể phải thực hiện các thay đổi đối với lưu trữ sản phẩm hoặc quy trình vận chuyển sản phẩm. Hãy dành sáu tháng một lần để đánh giá các khu vực lưu trữ.

Phần 4: Xem lại các hoạt động vận chuyển và nhặt hàng

1. Điều phối các xe tải và người lái xe chở hàng hóa đến và đi từ nhà kho để giúp hoạt động trơn tru. Phối hợp giữa các xe tải đến và đi giúp cho việc sử dụng sân bốc hàng trở nên hiệu quả. Việc trở nên dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng một gói phần mềm được thiết kế đặc biệt. Điều này không có nghĩa là mua một chương trình dịch vụ đầy đủ ngay lập tức. Bạn nên tìm thấy một chương trình chỉ xử lý phối hợp giao hàng và vận chuyển. Hãy dùng thử miễn phí trước khi chọn mua một chương trình.

Điều phối các phương tiện bốc xếp có nghĩa là lên kế hoạch hợp lý cho xe tải theo cách mà họ sẽ không phải chờ đợi trong khi các xe tải khác đang được nạp hoặc dỡ. Hãy chắc chắn rằng bến tàu của bạn đang được sử dụng liên tục và không có nhiều xe tải hiện diện hơn không gian có sẵn.
Bạn cũng nên tập trung vào việc hạn chế điểm đến để đội xếp dỡ của bạn có đủ thời gian để giải quyết và sắp xếp các đồ vật trước khi đến nơi khác. Nếu họ đến nhanh hơn, nó tạo ra “nút cổ chai” dẫn đến tốn kém không hiệu quả, chưa đề cập đến sự căng thẳng và thất vọng

2. Sắp xếp lịch trình của nhân viên để có đủ người tải và dỡ hàng. Điều này có thể đòi hỏi phải lập kế hoạch bổ sung nhân viên tại các lô hàng lớn.

3. Tổ chức quá trình tiếp nhận của bạn trong kho chứa hàng. Chỉ định đủ người kiểm tra và người nhận hàng cho mỗi ca làm việc để so sánh hóa đơn với hàng hóa đã nhận và để kiểm tra tình trạng của hàng hóa khi đến. Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết phải làm gì với lô hàng bị hư hỏng. Đảm bảo rằng các sản phẩm đã nhận được nhanh chóng xếp chồng lên nhau để tránh sự khác biệt giữa các lô hàng đã nhận và những gì đang có trên các kệ.

Cung cấp cho đội tiếp nhận của bạn đủ không gian để làm việc. Điều này đảm bảo rằng các sản phẩm đã nhận gần đây không bị lẫn với sản phẩm hiện có.

4. Kiểm soát chất lượng hàng. Thực hiện kiểm soát để kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi rời kho. Tổ chức một hệ thống sao cho các mặt hàng bị lỗi hoặc khác loại được kiểm tra và lấy ra khỏi lô hàng trước khi nó rời kho. Điều này có thể giúp tránh khỏi thất thoát khi bị trả lại hàng.

Đặt một nhân viên có kinh nghiệm phụ trách kiểm soát chất lượng. Kinh nghiệm của họ có thể giúp bạn tiết kiệm một số tiền không nhỏ.

5. Theo dõi lô hàng của bạn. Khách hàng của bạn sẽ muốn biết chính xác sản phẩm của họ đang ở đâu và khi nào chúng sẽ đến. Điều này cũng sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng các gói hàng bị thiếu. Hãy đảm bảo thực hiện theo dõi lô hàng với bất kỳ dịch vụ vận chuyển nào mà bạn sử dụng và thường xuyên kiểm tra tính chính xác của việc theo dõi.